Что такое план и для чего он нужен?

В ежедневном лексиконе широкое распространение получила фраза «Все идет по плану». Она означает, что все происходит, как предполагалась, без малейших неожиданностей или сюрпризов. Но почему это так важно? Зачем нужен план действий? Что это такое? Можно ли достичь поставленных задач без заранее определенного порядка действий? Нужен ли план только для рабочих заданий, либо незаменим он и в жизни? Как научиться планировать свое время? Сложно ли это сделать? Существуют ли эффективные технологии? Запланируем ближайшие десять минут на ознакомление с этим вопросом.

Что такое план?

План — это обдуманные действия, необходимые для достижения поставленных целей в отведенные сроки. В обобщенном виде подготовка плана состоит из следующих компонентов:

• Целеполагание – постановка задач;
• Проектирование – программа действий;
• Вариантное проектирование – выбор из нескольких идей;
• Дедлайн – сроки выполнения;
• Определение ресурсов – что необходимо, где это взять;
• Определение исполнителей – кто будет выполнять задание;
• Фиксация результатов – составление модели, плана или проекта.

Например, фирма хочет вывести на рынок новую линейку продукции. Для начала, формулируют цель и задачи. Делают наброски примерной программы действий, определяя стратегию и тактику. Затем, устанавливают сроки выполнения задания, всех его подпунктов. Потом, ищут необходимые ресурсы, их источники, а также определяют сферы ответственности отдельных исполнителей. Наконец, записывают мысли на физический носитель (бумага, либо цифровой документ), приступая к их реализации. Эта схема упрощенная, поскольку имеются различные виды планирования. Их воплощение подразумевает выполнение отдельных специальных требований.

Какие бывают виды подготовки плана?

Типология планирования обширна, отличаясь по охвату, срокам, объектам, содержанию, глубине, обязательности, очередности, учету, сферам, координации плановых решений. На самом деле, все достаточно просто и логично. Итак, планы бывают:

1. По охвату:

• Общие – учитывают все детали задания;
• Частичные – описывают конкретные элементы.

2. По срокам реализации:

• Долгосрочные – подразумевают стратегию развития на срок более 5 лет.
• Среднесрочные – охватывают промежуток времени от года до пяти лет;
• Краткосрочные – решают текущие задачи (до 1 года).

3. По объектам:

• План целей – целеполагание;
• План средств – определение бюджета и оборудования;
• План исполнителей – назначение ответственных;
• План программ – разработка подходящих программ;
• План действий – понимание необходимых усилий.

4. По содержанию:

• Тактический план – условия достижения поставленных целей;
• Стратегический план – основное направление работы;
• Оперативно-календарный план – конкретизация и установка сроков;
• Бизнес-план – учет всех показателей, играющих роль в достижении цели.

5. В зависимости от глубины:

• Агрегированные – учитывают общие параметры;
• Детальные – просчитывают все возможные детали.

6. По обязательности:

• Обязательные (директивные) – строго прописанные;
• Необязательные (индикативные) – скорее рекомендательного характера.

7. В зависимости от очередности выполнения:

• Упорядоченные – требующие последовательного выполнения;
• Внеочередные – появляются по мере необходимости;
• Скользящие – предполагают возможность продления.

8. По учету данных:

• Жесткие планы – обязательное соблюдение всех предписаний;
• Гибкие планы – возможность отклониться от заданного курса;
• Жестко-гибкие планы – совмещение гибких и жестких планов.

9. По сферам применения:

• Маркетинговые – определение глобальной стратегии фирмы;
• Финансовые – понимание экономической составляющей;
• Производственные – обеспечение материально-технической базы;
• Научно-исследовательские – формирование основной концепции;
• Индивидуальные – структурирование личной результативности.

10. По координации во времени:

• Одновременные планы – состоят из одного единовременного этапа;
• Последовательные планы – имеют место в случае продолжительного процесса, состоящего из отдельных этапов.

Перечисленные виды планов в большинстве случаев универсальны и могут применяться, как для корпоративных целей, так и повышения личной эффективности человека. Например, их можно использовать для составления дневного плана. Что это такое? Поговорим далее.

Что такое план дня?

План дня — продуманная последовательность действий на сутки вперед. Эксперты в области планирования советуют составлять его дважды. Первый раз – вечером, а второй – утром, с учетом возможных изменений.

Лучше всего, помнить о физиологических особенностях человека, учитывать суточные биоритмы. Например, мозговая активность активизируется примерно с 10.00 до 12.00. В этот промежуток можно запланировать наиболее ответственные задания.

Далее энергетика падает. Ее следует восполнить во время обеда. Затем, необходимо дать возможность организму расслабиться, отдохнуть. Примерно с 14.00 до 16.00 наблюдается повторная активация интеллектуальной и творческой деятельности. В это время уместно проводить совещания, либо мозговой штурм.

Ближе к 17.00 наблюдается пик физической формы. Желательно это время посвятить занятиям спортом или активному отдыху. Затем следует ужин, расслабление.

Понимая свои самые продуктивные временные интервалы, легче расписать важные задания на это время, для того, чтобы максимально эффективно и рационально его провести.

Методы составления плана.

Среди многообразия вариантов составления планов, можно выделить несколько самых эффективных, которые особенно популяризируются сторонниками тайм-менеджмента:

• АВС-планирование;
• Матрица Эйзенхауэра;
• Диаграмма Ганта;
• SMART-планирование;
• Методика GTD.

Эти методы можно применять по-отдельности или комбинировать между собой. Каждый из них эффективен в решении конкретных задач, делая акцент на определенный аспект планирования. Например, выбор приоритетов, целеполагание, либо упорядочивание дел.

1. АВС-планирование.

Данный метод составления планов отчасти сопоставим с правилом Парето, по которому 20% усилий приносят 80% результата и наоборот. Если научиться определять самые продуктивные направления, то они обеспечат «львиную долю» успеха. Итак, методика АВС основана на расстановке приоритетов, согласно их важности:

• А – наиболее значимые задания (как правило, их не более 15%, но они дают порядка 65% результата);
• В – дела средней важности (их около 20%, а эффективность от их выполнения в пределах 20%);
• С – не важные задачи (обеспечивают 15% успеха при заполнении 65% времени).

Определив и сконцентрировав свои усилия на выполнении заданий из категории А, человек значительно повышает свою личную или трудовую эффективность, поскольку меньше времени тратит на бесполезную работу.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Эффективный прием планирования, основанный на выборе приоритетов, который был назван в честь американского военачальника и президента Дуайта Дэвида Эйзенхауэра. Согласно этому методу, планы необходимо формировать, исходя из важности и срочности дел. Графически это выглядит в виде квадранта, разделенного на четыре части:

• Важные, срочные задания – сектор развития;
• Важные, не срочные задания – квадрат необходимых дел;
• Не важные, срочные задания – зона «текучки»;
• Не важные, не срочные задания – зона потери времени.

Первые два пункта составляют зону роста и успеха. Третий и четвертый загоняют человека в рутину. Поэтому, лучше при планировании их избегать, осваивая умение делегировать подобные задачи.

3. Диаграмма Гантта.

Хороший способ визуализировать запланированное – создать диаграмму Гантта. Суть метода заключается в построении полос, отображающих отдельные задания, с последующим размещением их вдоль временной оси. Использование столбчатых диаграмм (гистограмм) для реализации своих планов предложил американский инженер и специалист научного менеджмента – Генри Лоуренс Гантт.

Этот метод работает в дополнение к другим технологиям, позволяя наглядно отслеживать все стадии реализации проектов, а также понимать эффективность приложенных усилий.

4. SMART-планирование.

SMART-планирование относится скорее к сфере целеполагания, но без правильно поставленных целей невозможен хороший план. Согласно этой технологии, все цели должны быть подвергнуты анализу по основным критериям:

• Specific – конкретность;
• Measurable – измеримость;
• Attainable – достижимость;
• Relevant – сопоставимость с другими задачами;
• Time-bounded – ограниченность во времени.

Если цель удовлетворяет этим требованиям, то дальнейшая разработка плана не вызовет серьезных затруднений, поскольку успех будет заложен в самом начале этой работы.

5. Методика GTD.

Оригинальный метод, разработанный американским экспертом и консультантом в сфере тайм-менеджмента Дэвидом Алленом. Аббревиатура GTD обозначает «доведение дел до завершения». Данная технология дает четкий алгоритм действий для упорядочивания своей жизни. Рекомендации начинаются с правильной организации рабочего места. В дальнейшем, необходимо упорядочить все свои дела и планы, составив списки при помощи календаря-планировщика:

• Следующие действия – охватывают ближайшую перспективу;
• Проекты – задания, которые выполняются длительное время;
• Отложенное – раздел делегированных кому-то полномочий;
• Не обязательное – неопределенные дела на когда-нибудь.

Согласно методу GTD, для успешного планирования необходимо ответить на такие вопросы:

• Какая цель должна быть достигнута?
• Каким образом она будет реализована?
• Какой траекторией необходимо двигаться для ее достижения?

Упорядочив свои задачи и ответив на перечисленные вопросы, человеку становится гораздо легче составить подходящий план действий и реализовать его.

Что такое ошибка планирования?

Каким бы безупречным ни выглядел план, все равно он не может быть застрахован от ошибок. Сущность их заключается в чрезмерно оптимистичном подходе к прогнозам. Яркий пример – работа, которая занимает полтора часа, вместо запланированных 60 минут. Подобным неточностям подвержены, как индивидуальные, так и коллективные планы.

Основные причины ошибок:

• Недостаточное использование предыдущего опыта;
• Склонность выдавать желание за действительность;
• Склонность аргументировать былые задержки исключительно воздействием внешних факторов;
• Неточности в оценке и восприятии времени;
• Поверхностное отношение к заданию.

Помимо траты времени, ошибки в планах чреваты потерями финансовых или производственных ресурсов, либо вообще ставят под вопрос реализацию задания. Поэтому, рекомендуется в любой план закладывать определенный «резерв» времени и усилий, позволяющий лавировать в случае непредвиденных обстоятельств или корректировки задач.

Насколько бы серьезным ни было задание, для его реализации потребуется план. Не важно, какого масштаба он будет, на каком носителе окажется записан. Главное, соблюсти все необходимые требования для его подготовки, включая прогноз необходимых усилий и ресурсов. Методов, позволяющих это сделать, много, поэтому стоит внимательно ознакомиться с каждым, чтобы выбрать тот, который подойдет индивидуально.