Что такое тайм менеджмент: виды, правила и рабочий процесс

Здравствуйте! Люди, занимающиеся саморазвитием, часто сталкиваются с вопросом, как управлять временем? Разобраться с этим поможет эффективный тайм менеджмент. Думаю, многие уже и слышали, что такое тайм менеджмент, а сейчас я вам напишу определение – это техника, обучающая управлять временем, основывается на правилах и убежденности, помогающих индивиду наиболее успешно использовать собственное время при любых делах.

Задачи тайм менеджмента состоят в увеличении рентабельности и производительности своего времени в рабочем процессе или при досуге. Начните планировать свою жизнь, таким образом, сможете контролировать ритм, и начнете избегать стрессовых ситуаций. При зарождении тайм менеджмент использовался исключительно в сфере бизнеса, но на данный момент эти знания используются и в повседневной жизни на разных ее уровнях.

Основы тайм менеджмента

• Анализирование затраченного времени при выполнении конкретных задач.
• Создание и формирование целей.
• Создание плана действий для достижения поставленных целей и расстановки приоритетов.
• Исполнение плана.
• Определение и исполнение наиболее приоритетных задач.
• Фиксирование личного времени при помощи хронометража.

Эффективное использование времени

Научиться менеджменту очень важно. Он поможет по максимуму использовать личное время и достигать желаемых целей. Повышается вероятность успеха в различных сферах деятельности. После самоорганизации появляется намного больше свободного времени, которое можно использовать для встреч с друзьями или потратить на себя. Благодаря организации рабочих процессов улучшится трудоспособность. Имеется возможность избавиться от хронической усталости и не подвергаться стрессу. Поэтому, если есть знакомый специалист по тайм менеджменту воспользуйтесь его советами на первых этапах, что также ускорит собственное обучение данному навыку. Впоследствии сможете собственными силами заниматься контролированием собственной жизни.

Кто такой тайм менеджер

Говоря простыми словами, он учитывает психологические особенности людей и их рабочие условия с предложением более эффективного использования времени. Помогает раскрыть в человеке, заложенные в нем способности, повышая его личную эффективность.

Во время диалога тайм менеджера с человеком происходит своего рода психологическая консультация, при которой выслушивается человек, предоставляются ему советы по распределению времени на отдых и работу, с расстановкой приоритетов. Данный способ разговора поможет распланировать день таким образом, чтобы избежать стресса и все успевать.

Зачастую тайм менеджеры ведут консультирование не только отдельных личностей. Но и целых компаний для налаживания процессов труда. Основывается на обучении руководства в правильном распределении собственного времени и грамотном распределении задач у рабочих. Менеджер берет на себя обязанность изучения деятельности фирмы, и определения требуемого количества времени для исполнения конкретных задач. После завершения собственных задач и проведения анализа собранных данных, производит корректировку рабочего процесса кампании.

Виды тайм менеджмента

Система тайм менеджмента основывается на большом количестве разных подходов в решении проблем с управлением времени. Специалисты определяют 3 основных типа:

Персональный

Основывается на личностном саморазвитии личности. Повышается навык плодотворной организации своего дня.

Профессиональный

Взаимодействует в рабочей сфере деятельности, увеличивая эффективность рабочего процесса. Помогает организовать рабочее время или наиболее продуктивно распределить обязанности между работниками.

Социальный

Отвечает за регулирование межличностных взаимоотношений или управление временем группы лиц, к примеру, корпорации.

Рабочий процесс в бизнесе

Тайм менеджмент – что это такое на уровне бизнес процессов? В связи с неправильной организацией рабочего процесса или не грамотным руководством, сотрудники могут испытывать нехватку времени для выполнения своих обязанностей. Инструменты тайм менеджмента и его эффективность основывается на обучении сотрудников: выстраиванию приоритетов, контролированию времени при выполнении задач и планированию.

Наличие управления временем в личной жизни

Методики тайм менеджмента в повседневной жизни используются следующим образом:

• Ни при каких условиях не брать исполнение рабочих задач на дом.
• Заняться организационным процессом времени в быту, чтобы оно занимало минимальное количество.
• Планирование свободного времени заранее. Очень важно планировать отдых: прогулка по парку, посещение концертов, встречи с близкими. Также в планах необходимо уделять время спорту.
• Необходимо отдыхать не только в выходные дни, но и находить время для отдыха в течение рабочей недели. Как минимум: посетить кинотеатр, побаловать себя походом в кафе и тому подобное…
• При отдыхе отключайте всю электронику и ограничьте общение по телефону на максимум. Дайте себе время расслабиться.

Правила тайм менеджмента

Постановка цели

Точное определение цели и второстепенных задач сэкономит огромное количество времени. При использовании времени на что-то конкретное, такое действие имеет большую значимость для человека. Но на столько ли это важно в данный момент? Ответьте на поставленный вопрос, тщательно подумав. Благодаря ответу, приблизитесь к поставленной цели. Что есть цель? Является стремлением человека, направленным на получение итогового результата. Очень важно определить главные ценности. Займитесь поиском мотивации и анализированием возможных проблем при достижении целей. Распланируйте методы по реализации и начинайте действовать.

Существует определенный алгоритм, подходящий ко всем методам:

• Поставленной цели необходимо быть конкретной, с понятным планом действий.
• Необходимо обосновать желание достичь поставленной цели. Для чего она поставлена и что произойдет после ее достижения.
• Реалистичность поставленной цели и понятный способ ее достижения.
• Определение границ времени, за период которого необходимо достичь цели, иначе произойдет прокрастинация.

Приоритезация

Нужен тайм менеджмент для умения в расставлении приоритетов. Данная задача является очень важной. Необходимо расставить приоритетность целей, какие выполняются в первую очередь, а какие можно отложить.

Планирование

После определения цели, переходим к планированию. Оно состоит из следующих стадий:

• Создание плана действий.
• Составление проекта с возможными ситуациями и выходом из них.
• Подбор требуемых ресурсов.
• Подбор людей, которые могут посодействовать в достижении поставленных целей.
• Фиксирование получаемых достижений в плане или записях.

Во время планирования происходит активация мышления, и раскрываются творческие способности. Во время создания плана происходит конкретизация цели, и понимание чего именно хочет человек в действительности. При отсутствии плана человек находится в смятении по вопросу достижения цели. Планирование способствует развитию гибкости и готовности к различным ситуациям, для повышения достижения успеха. План придаст уверенности в своих силах и своих возможностях. Спросите у любого успешного человека, и он скажет, что занимался и занимается планированием.

Одной из самых успешных техник тайм менеджмента считается матрица Эйзенхауэра, ею пользуется большое количество людей во всем мире.

Она направлена на улучшение личной жизни и быта. Визуально техника представляет собой таблицу, разделенную на 4 квадрата, куда вписываются задачи по следующим направлениям:

1. Важности
2. Срочности

После изображаем 4 зоны:

• Важные и срочные.
• Важные и не срочные.
• Не важные, но срочные.
• Не важные и не срочные.

В завершении прописываем в зоны имеющиеся задачи. После записывания всех задач, станет намного проще определиться, за что браться в первую очередь, а про что можно и вовсе забыть.

А у вас имеется собственная таблица, отвечающая за планирование времени? Поделитесь своими таблицами и размышлениями в комментариях.